Gestión de contenido, la nueva era de la correspondencia

Tradicionalmente, la ventanilla de correspondencia se ha constituído como el punto único de contacto de la organización con el mundo exterior, para cualquier comunicación oficial de entrada o salida de documentos. Aquí, empieza un proceso de gestión con respecto a solicitudes, ventas, pagos, etc, con clientes y proveedores, el cual necesita ser supervisado y controlado por entes específicos para que finalice con éxito, siguiendo los protocolos de cada organización.

En las últimas décadas, con la llegada de nuevas tecnologías se ha visto que el proceso de radicación y gestión de documentos se ha trasladado a un espacio digital, esto ha facilitado su realización, además de proveer y almacenar datos en un mismo lugar a largo tiempo, sin embargo, la visibilidad, el control y la seguridad de la información siguen siendo elementos claves para suplir las necesidades internas y externas de la compañía, la eliminación del papel no es suficiente.

El conjunto de soluciones de servicios de contenido de Hyland, líder en el mercado en transformación digital, permite a las empresas conocer el estado de las comunicaciones entrantes, notificar a sus empleados de forma inmediata para que inicien la gestión del documento de manera fácil y segura desde cualquier dispositivo. El software especializado de Hyland, OnBase, ofrece tres grandes ventajas: mejoras a nivel de servicio, una reducción en los costos operativos y una minimización del riesgo. Les explicaremos a fondo cada una de ellas: 

  • Mejoras a nivel de servicio

Las soluciones de Hyland permiten que los clientes y socios completen formularios y realicen las solicitudes en línea; le ofrece visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, transacciones y pedidos, y optimiza su tiempo, ya que es muy fácil buscar documentos e información.

  • Reducción en los costos operativos

Con el gestor de contenidos de Hyland, usted acelera los procesos al automatizar decisiones predecibles y proporcionar herramientas útiles para manejar todas las tareas, actividad y trabajo de casos, también, aumenta la productividad al ofrecer acceso instantáneo al contenido y los procesos desde cualquier dispositivo. Finalmente, elimina costos de impresión, envío y almacenamiento de papel al recibir y almacenar todo el contenido electrónicamente. 

  • Minimización del riesgo

Hyland le permite cumplir fácilmente las políticas de seguridad, tiene la capacidad de controlar el acceso y realizar seguimiento a las actividades. Adicionalmente, le facilita la generación de informes y la auditoría de la información requerida o la que se encuentra incompleta. 

Realizar una transformación digital en la actualidad le brindará muchos beneficios tanto internamente, como con sus clientes y proveedores, facilitando la interacción. Radicar y gestionar electrónicamente la correspondencia a través del software de Hyland permitirá que sus empleados se centren en tareas de valor y que su empresa pueda creer soluciones basadas en los datos y la información almacenada.

Si usted se encuentra interesado en transformar y gestionar su contenido digitalmente, contáctese con nosotros, lo guiaremos en el proceso de la mano de Hyland. Conozca más acerca de nosotros y nuestras soluciones de Gestión de Contenidos ingresando a www.datecsa.com. Recuerde que somos #MásQueTecnología.

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