Conozca el software ideal para la gestión de sus proveedores

La gestión administrativa dentro de una empresa aborda variedad de tareas que conllevan procedimientos extensos y manuales, la mayoría de veces, entre ellas está la gestión de los proveedores, dicha gestión es un proceso multietapas en donde se inicia y se desarrolla una serie de relaciones con los mismos, que facilitarán bienes y servicios que “el comprador” (la empresa) necesitará para cumplir con sus operaciones diarias.Existen varias etapas en este proceso en las cuales, probablemente, las empresas tengan que enfrentarse a retos y desafíos. Uno de ellos, es reunir de manera oportuna la información (documentación) de cada prospecto proveedor para la creación y selección de este en cada sistema y posteriormente, evaluar todos los riesgos posibles en dicho candidato, allí es fundamental la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT). A continuación, puede visualizar todos los factores de riesgo:

La contraparte son todos los que tengan relación con la compañía, los productos y servicios, como bien se indica, es lo que ofrece la compañía, los canales son el medio por el cual la compañía comercializa sus productos y/o servicios, y la jurisdicción, se refiere a las zonas geográficas identificadas como expuestas a LA/FT.

Seguido a esto, existen más obstáculos que aparecen mientras se avanza en cada una de las etapas de la gestión de proveedores. Posteriormente, verá un modelo general de dicho proceso organizado por etapas:

Al entender los diferentes retos que se presentan en el proceso, nacen soluciones, planteamientos y herramientas tecnológicas que nos ayudan a superarlos. A continuación, enumeraremos varios datos que facilitarán la gestión de proveedores:

  • Facilitar y equipar a cada uno de los proveedores para que ellos mismos tengan la opción de autogestionar la información de la empresa requerida y que así mismo se puedan mantener actualizados todos los datos maestros del proveedor.
  • Obtener una vista unificada 360º de cada proveedor, combinando en un solo lugar información, calificación, segmentación, rendimiento, gastos y datos sobre el riesgo.
  • Publicar información en tiempo real para una mejor gestión del riesgo de los proveedores y así acceder a toma de decisiones rápidas y fundamentadas que impidan la disrupción del suministro.
  • Teniendo soluciones en la nube, podremos mantener los datos maestros de los proveedores almacenados y así tener acceso desde cualquier lugar y/o dispositivo.
  • Habilitar portales para proveedores “preferidos” y así manejar prioridades como gastos, niveles de servicio, pagos etc.
  • Generación de alertas y recordatorios para diversas tareas.

Aplicando soluciones de transformación digital, podríamos corregir tiempos muertos y potencializar la labor de nuestro personal dispuesto para esta tarea, además de darle transparencia total a todo el proceso de selección y creación de proveedores en nuestro sistema y así ganar la confianza de todos los posibles candidatos a ser futuros proveedores de la compañía.

El software OnBase le ofrece una interfaz interactiva en la que su proceso de gestión de facturas de proveedores se vuelve más fácil y seguro. Con OnBase, usted puede radicar facturas físicas de los proveedores que no están obligados a pagar electrónicamente a través de una ventanilla única de radicación de correspondencia; procesar las facturas que llegan al mail de aquellos proveedores que realizan facturación electrónica; gestionar las facturas a través de un portal web de proveedores entregado por la empresa que recibe las facturas, en el cual pueden radicar y hacer seguimiento de las mismas y también le permite la integración con los operadores de facturación electrónica usando tecnologías de web services. 

Tenga en cuenta que existen cinco fases por las que pasan las facturas del proveedor en OnBase: 

  1. Recepción de las facturas
  2. Validación
  3. Autorización o rechazo
  4. Registro o integración con el ERP
  5. Proceso de programación de pago

Y una “sexta”, que está presente en todo el proceso, consultar el expediente único del proveedor.

El estatus de cada etapa se comparte con el portal de proveedores vía WebServices, de modo que el proveedor podrá estar al tanto de la etapa en la que se encuentra, desde la recepción hasta su pago. También, usted podrá contar con tableros de control, permitiendo visualizar las medición de niveles de servicio, detectar cuellos de botella y buscar alternativas para optimizar los recursos de los procesos.

Si usted desea conocer a fondo las características y beneficios de OnBase para su tipo de empresa en específico, contáctenos y le informaremos con detalle. Recuerde que, a la hora de pensar en soluciones tecnológicas para su empresa, #PienseSiempreEnDatecsa.

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